Achizitii beneficiari privati: prag, termene si corectii

Pe scurt: pe programele regionale, PoCIDIF (Crestere Inteligenta, Digitalizare si Instrumente Financiare), Tranzitie Justa sau Educatie si Ocupare, pragul e de 270.120 lei fara TVA la produse si servicii si de 900.400 lei la lucrari. Sub el cumperi direct, cu o nota de valoare estimata la dosar. Peste el publici gratuit un anunt in aplicatia Achizitii Beneficiari Privati, cu specificatiile atasate, si le dai ofertantilor minimum 6 zile calendaristice la furnizare si 10 la servicii si lucrari. Un anunt care lipseste te costa o corectie de 25% din valoarea contractului, iar castigatorul nepublicat in 5 zile de la semnare, 3%. Regulile sunt in Ordinul 1284/2016, modificat in 2023 si din nou pe 17 iulie 2026.

Ordinul 1284 se aplica la fondurile de coeziune, nu la AFIR

Articolul 5 din ordin face lista: fondurile politicii de coeziune 2021-2027, din care vin programele regionale, PoCIDIF, Tranzitie Justa si Educatie si Ocupare, plus fondurile structurale 2014-2020, granturile SEE si norvegiene si doua programe din cooperarea elvetiano-romana, cel de incluziune sociala si cel pentru eficienta energetica si energie regenerabila. SME Eco-Tech, tot pe bani elvetieni, nu e pe lista: are regulile de achizitie din procedura lui. Ordinul nu se aplica la proiectele Agentiei pentru Finantarea Investitiilor Rurale (AFIR), din Programul National de Dezvoltare Rurala si din Planul Strategic PAC, si nici la programele Interreg sau la Mecanismul pentru interconectarea Europei.

Start-Up Nation si Femeia Antreprenor au reguli proprii, scrise in procedura fiecarui program. La Start-Up Nation, desi banii vin tot din Educatie si Ocupare, dosarul de achizitie cere minimum trei cereri de oferta, ofertele primite si un proces-verbal care justifica alegerea. L-am descris pe larg in articolul despre decontul Start-Up Nation. La Femeia Antreprenor, procedura cere respectarea principiilor achizitiilor publice si o declaratie a firmei, fara sa fixeze un numar minim de oferte.

Pragul de 270.120 lei se calculeaza pe tot proiectul, fara TVA

Pragul e cel din legea achizitiilor publice, articolul 7 alineatul (5). Sub el cumperi direct; de la el in sus aplici procedura competitiva. La furnizare, procedura din ordin nu are limita de sus: oricat de mare ar fi comanda de echipamente, nu treci pe legea achizitiilor publice.

Greseala scumpa apare la ce aduni ca sa compari cu pragul. Procedura cere trei lucruri:

• toate sumele platibile, fara TVA, inclusiv partea neeligibila pe care o platesti din bani proprii;
• produsele similare, cumulate: cele cu acelasi obiect, cu utilizare identica sau asemanatoare, ori cele pe care le vand firme active constant pe aceeasi piata;
• toata durata proiectului, cand implementarea trece de un an, chiar daca nu esti obligat sa faci o singura procedura.

Citirea noastra, pe un buget obisnuit de echipamente: laptopurile, monitoarele si imprimanta din acelasi proiect le vand aceiasi distribuitori, deci se aduna. Trei comenzi directe de cate 100.000 de lei nu sunt trei achizitii sub prag, ci una de 300.000 de lei impartita. La o achizitie impartita ca sa scape de procedura, verificatorul aplica o corectie de 25% din valoare: lipseste exact anuntul pe care il cerea procedura competitiva.

Doua reguli lucreaza in favoarea ta. Daca ai mai multe contracte de finantare in paralel, valorile nu se aduna intre ele. Iar ce ai cumparat inainte de aprobarea contractului de finantare nu se cumuleaza cu ce cumperi dupa.

Sub prag cumperi direct, cu nota de valoare estimata la dosar

Achizitia directa nu cere anunt si nici contract: poti cumpara pe comanda si factura, iar contractul il semnezi doar daca vrei clauze clare. Ce nu poate lipsi e nota privind determinarea valorii estimate, facuta inainte de cumparare, cu cel putin cinci informatii pe fiecare pozitie: denumirea, cantitatea, pretul unitar, pretul total si sursa pretului. Ofertele de pret sau paginile de catalog din care ai luat preturile se ataseaza la nota. Ce trebuie sa contina o oferta ca sa tina la dosar am scris in articolul despre oferta de pret pentru fonduri europene.

Valoarea din nota trebuie sa se lege de cea din contractul de finantare. Daca preturile s-au miscat de la cererea de finantare, o actualizezi inainte de comanda. Restul dosarului arata ca achizitia s-a facut: factura, ordinul de plata, extrasul de cont, procesul-verbal de receptie. La vizita pe teren se verifica existenta, functionarea si utilitatea echipamentelor.

Peste prag, procedura competitiva incepe cu anuntul din aplicatie

Anuntul se publica gratuit pe fonduri-ue.ro, in sectiunea Achizitii privati, adica in aplicatia Achizitii Beneficiari Privati, cu specificatiile tehnice atasate. Contul il ceri de la autoritatea cu care ai semnat contractul de finantare. Fisierul atasat poate avea cel mult 10 MB; daca specificatiile nu incap, scrii in anunt de unde se obtin si le dai imediat oricui le cere. Invitatiile trimise furnizorilor pe email sunt optionale si nu inlocuiesc anuntul.

Termenul pentru oferte se numara in zile calendaristice, fara ziua publicarii si fara ziua depunerii: minimum 6 zile la furnizare, 10 la servicii si lucrari. Un anunt pentru laptopuri publicat luni, 12 octombrie, poate avea termenul de depunere cel mai devreme luni, 19 octombrie. Cand contractul amesteca produse si servicii, decide partea mai mare: daca instalarea, configurarea si instruirea valoreaza mai mult decat echipamentele, contractul e de servicii si minimul urca la 10 zile. Un site sau un soft facut la comanda e, in interpretarea noastra, prestare de servicii.

Nota: Aplicatia a fost indisponibila intre 15 iulie si 18 august 2026, dupa un atac cibernetic. Ordinul 1143/2026 al Ministerului Investitiilor si Proiectelor Europene (MIPE), publicat pe 17 iulie, a introdus o regula care ramane valabila la orice pana. Daca fonduri-ue.ro nu merge din motive care nu tin de tine, termenele procedurii se prelungesc cu perioada de indisponibilitate, stabilita dupa anunturile ministerului. Noi intelegem ca prelungirea e automata; pastreaza totusi la dosar anuntul ministerului cu datele penei.

Specificatiile descriu performanta, nu un produs anume

Specificatiile le scrii tu: obiective, complete si detaliate, pentru ca pe ele se construiesc ofertele si tot pe ele se verifica alegerea. Marca, modelul sau producatorul apar doar cand nu poti descrie altfel ce iti trebuie, si atunci numai cu mentiunea “sau echivalent”.

Motivul e in normele antifrauda, adica in normele de aplicare a OUG 66/2011. Anexa lor cu indicatori de frauda descrie manipularea specificatiilor ca fiind frecventa “in special in cazul contractelor din domeniul IT”. Printre semnalele de alarma pune un singur ofertant sau foarte putini, specificatii care seamana cu produsul castigatorului si marca scrisa fara “sau echivalent”. Tot acolo, la ofertele discrepante, e trecut ofertantul care “a participat la redactarea specificatiilor”.

Pozitia noastra decurge direct de aici: specificatiile nu le ceri de la firma care va oferta, nici de la noi. Le scrii cu echipa ta sau cu consultantul, pornind de la ce trebuie sa faca echipamentul, nu de la fisa unui model.

Procedura avertizeaza chiar ea ca modelele de documentatie din achizitiile publice aduc cerinte care nu se justifica la un beneficiar privat, si te scuteste de doua dintre ele. Criteriile de calificare, cum ar fi cifra de afaceri sau experienta similara, nu sunt obligatorii; daca le ceri, le justifici intr-un document separat si nu mai poti renunta la ele la evaluare. Garantiile de participare si de buna executie nu se impun; siguranta o pui in contract, prin penalitati.

La soft si la site-urile facute la comanda mai e o regula: cand achizitia presupune transferul unor drepturi de proprietate intelectuala, contractul trebuie sa asigure ca ele trec la tine la final. Procedura da chiar exemplul codului sursa. Recomandarea noastra: scrie in specificatii ce drepturi vrei si daca vrei codul sursa, ca ofertantii sa le puna in pret. Contractul nu mai poate schimba specificatiile sau oferta castigatoare.

Tot in specificatii ceri fiecarui ofertant declaratia ca nu e in conflict de interese. Ordonanta 66/2011 numeste trei situatii: legaturi intre actionarii tai de la 10% in sus si ofertanti, intre membrii comisiei si ofertanti, sau un castigator cu pachet majoritar in doua firme care au ofertat la aceeasi achizitie. Sanctiunea e taierea sumelor cerute la plata, dupa prejudiciu.

O singura oferta conforma ajunge, dar alegerea se scrie in nota

Procedura nu are un criteriu de atribuire ca in achizitiile publice. Compari ofertele cu toate cerintele publicate si alegi oferta care le indeplineste si aduce avantaje fata de ele, la un raport calitate/pret competitiv. Alegerea se explica in nota justificativa de atribuire, cerinta cu cerinta, cu avantajele si dezavantajele fiecarei oferte.

O singura oferta ajunge pentru atribuire, daca respecta specificatiile. Problema, cum o vedem noi, apare cand oferta unica vine la specificatii care descriu un singur produs: amandoua sunt pe lista de indicatori de frauda de la manipularea specificatiilor.

Comisia de evaluare nu e obligatorie: nota o poate semna o singura persoana de specialitate. Ofertele venite dupa termen se returneaza nedeschise. La evaluare nu adaugi cerinte si nu renunti la cele publicate. Ofertantul nemultumit merge in instanta, nu la Consiliul National de Solutionare a Contestatiilor.

Ce taie evaluatorul se vede cel mai bine in exemplele din procedura. Cand prejudiciul se poate calcula, corectia e chiar diferenta de bani. Cand nu se poate, se aplica procente:

Ratele de 25% si 3% sunt in hotararea de guvern care stabileste corectiile (HG 519/2014); restul sunt exemplele din procedura pentru aplicarea proportionalitatii.

Dupa semnare: castigatorul in 5 zile, dosarul in 10 zile lucratoare

Contractul se semneaza numai cu ofertantul desemnat in nota justificativa, cu specificatiile, clarificarile si oferta aleasa ca anexe. In el scrii explicit livrarea, montajul si punerea in functiune, receptia, service-ul, garantiile si avansul, daca exista. Pana la semnatura nu se livreaza si nu se plateste nimic, iar regula e aceeasi la actele aditionale.

Din ziua de dupa semnare ai 5 zile calendaristice sa completezi anuntul din aplicatie cu datele castigatorului; daca a cincea zi e nelucratoare, termenul se muta la sfarsitul urmatoarei zile lucratoare. Captura de ecran salvata in registrul intern al firmei e dovada acceptata. Intarzierea costa 3%. Pana pe 17 iulie 2026, textul procedurii scria aici 5%, desi hotararea de guvern avea deja 3%, asa ca un material mai vechi poate sa-ti dea oricare dintre cifre.

Al doilea termen vine din contractul de finantare. Modelul de contract pentru 2021-2027, aprobat prin Ordinul MIPE 2041/2023, iti cere sa incarci dosarul achizitiei in platforma MySMIS2021 in 10 zile lucratoare de la semnarea contractului de achizitie, si la fel dupa fiecare act aditional.

Echipamentul IT depasit se actualizeaza prin notificare, inainte de anunt

Intre cererea de finantare si anunt pot trece luni, iar la echipamentele IT modelul din buget poate sa nu se mai vanda. Regula difera dupa momentul in care observi.

Inainte de anunt. Procedura iti cere sa informezi autoritatea de management daca specificatiile din cererea de finantare nu mai sunt actuale, inainte sa lansezi procedura. Modelul de contract de finantare 2021-2027 iti da calea: o notificare prin care actualizezi caracteristicile tehnice ale echipamentelor si dotarilor, din cauza progresului tehnologic. Conditia e ca ele sa nu scada si sa nu se schimbe bugetul, indicatorii, valoarea achizitiei sau perioada de implementare. Autoritatea raspunde in 10 zile lucratoare, prin MySMIS2021; daca cere clarificari, termenul se suspenda cel mult 5 zile lucratoare. Notificarea produce efecte de la aprobare, asa ca publica anuntul dupa aprobare, nu in paralel.

Cand pretul a crescut. Daca valoarea estimata actualizata trece de suma din contractul de finantare, diferenta o acoperi din bugetul proiectului, in limitele contractului, sau din bugetul propriu. Pentru diferenta platita din bani proprii nu iti trebuie aprobarea autoritatii, cata vreme nu ocolesti astfel un prag sau un plafon de ajutor de stat. Poti atribui chiar peste valoarea estimata, cu diferenta din bani proprii, daca explici decizia in nota justificativa.

Dupa semnarea contractului de achizitie. Daca modelul ofertat nu se mai comercializeaza in mod curent si poti dovedi asta, el poate fi inlocuit cu unul cu caracteristici egale sau superioare, fara probleme de compatibilitate si fara schimbarea pretului. Inlocuirea ramane in limitele ghidului si ale contractului de finantare si se face prin act aditional, care intra si el in MySMIS2021.

Pretul contractului, in schimb, se misca mai greu decat inainte. Din 17 iulie 2026, procedura nu mai prevede ajustarea pentru modificari legislative, de norme tehnice sau de taxe locale. Ramane doar ajustarea pe indici de pret, si doar daca formula, indicii si sursa lor sunt scrise de la inceput in anunt si in contract.

Ce faci inainte de primul anunt

Prima decizie le trage dupa ea pe celelalte: aduni din buget tot ce e similar, pe toata durata proiectului, fara TVA, si vezi de ce parte a pragului de 270.120 lei esti. Sub prag, nota de valoare estimata se face inainte de comanda, nu dupa. Peste prag, ordinea e: verifici daca specificatiile din cererea de finantare mai sunt actuale, trimiti notificarea daca nu sunt, publici anuntul dupa aprobare. Iar termenele de dupa semnare, 5 zile calendaristice pentru castigator si 10 zile lucratoare pentru MySMIS2021, le treci in calendar din ziua in care semnezi: vin exact cand pare ca achizitia s-a terminat.

Noi suntem de cealalta parte a anuntului. Raspundem la anunturile pentru echipamente IT, site-uri, magazine online si soft, cu pret, termen de livrare si garantie pe fiecare pozitie din specificatii, plus declaratia de conflict de interese. La fotovoltaice livram echipamentele si facem si montajul, deci ofertam si cand anuntul cere lucrarea completa. Oferta o trimitem in 1-2 zile lucratoare, deci in termenul minim de 6 zile ramane loc de clarificari. Nu scriem specificatiile pe care ofertam si nu facem dosarul de finantare: ele raman la tine si la consultantul tau.