Start-Up Nation: ce cumperi din grant si ce cere decontul

Pe scurt: din grantul Start-Up Nation, de pana la 250.000 de lei, poti cumpara site, magazin online, soft, licente, calculatoare, telefoane si tablete, toate dintr-o singura categorie de cheltuieli, fara plafon propriu. La decont trece doar bunul nou, facturat dupa intrarea in vigoare a contractului de finantare, ales, de la 1.000 de lei in sus, din cel putin trei cereri de oferta si gasit in functiune la locul proiectului. Bunurile corporale trebuie sa coste cel putin 2.500 de lei bucata, cu exceptia telefoanelor si a tabletelor, iar transportul, montajul, manopera si instruirea raman pe banii tai. Cumparaturile si cererea de rambursare trebuie sa incapa in 12 luni de la contract, cel tarziu pana pe 8 decembrie 2027.

Articolul e pentru proiectele Start-Up Nation aprobate in prima sesiune a editiei 2024 si pentru consultantii care le duc pana la decont. MEDAT, ministerul care administreaza programul, a publicat pe 4 iunie listele pentru cele 5.845 de locuri finantabile si scria pe 22 iulie ca pregateste contractarea pentru aproximativ 5.500 de firme. Despre o sesiune noua, comunicatul din 21 mai spune doar ca ministerul o are in vedere, in limita locurilor disponibile.

Cheltuielile eligibile din zona IT stau intr-o singura categorie

Procedura Start-Up Nation Romania, editia 2024, in forma consolidata la 26 iunie 2026, strange la litera g) aproape tot ce tine de firma pe internet si de birou, de la site, magazin online si promovarea lor pana la soft, licente, semnatura electronica, calculatoare, laptopuri, imprimante, telefoane si tablete. Litera g) nu are plafon propriu, spre deosebire de consultanta, plafonata la 10.000 de lei, sau de autoturism, la 50.000.

Alte trei litere pot intra in aceeasi lista de cumparaturi, cu greutate diferita la punctaj:

Din enumerare lipseste gazduirea: daca ai nevoie de ea in proiect, verifica intai daca apare in lista aprobata. Leasingul si bunurile second-hand nu se finanteaza deloc. Procedura cere active noi, asa ca un laptop reconditionat nu trece.

Daca in lista ai un site de prezentare sau un magazin online, il poti cumpara de la aceeasi firma care iti livreaza calculatoarele, daca a castigat si acolo comparatia de oferte. FiberShop, platforma noastra de magazin online, se poate lua si cu licenta si configurare platite o data, nu doar cu abonament. Conteaza, fiindca procedura cere ca tot ce e pe factura sa fie livrat si platit inainte de cererea de rambursare.

Pragul de 2.500 de lei ramane, chiar daca in Codul fiscal a urcat la 5.000

Din 2026, Codul fiscal considera mijloc fix doar bunul care valoreaza cel putin 5.000 de lei la intrarea in firma: OUG 8/2026 a urcat pragul de la 2.500, incepand cu anul fiscal 2026. Ordinul 480/2026, aplicat din 1 aprilie, pastreaza insa pentru Start-Up Nation pragul de 2.500 de lei pe bun corporal, independent de tratamentul lui fiscal-contabil.

Un laptop de 3.500 de lei, care in sens fiscal nu mai e mijloc fix, trece de prag. Un monitor sau o imprimanta sub 2.500 de lei bucata nu trece, desi ambele sunt enumerate la litera g). Fac exceptie de la prag telefoanele mobile, tabletele, semnatura electronica, cheltuielile de infiintare a firmei si cele doua placute informative obligatorii.

Doua consecinte, in citirea noastra. Pragul e scris pentru activele corporale, asa ca site-ul, softul, licentele si promovarea nu au prag. Si pragul priveste valoarea de pe factura: daca o reducere coboara un bun sub 2.500 de lei, bunul iese din decont. Procedura nu spune daca pragul se socoteste cu TVA sau fara; la un bun aflat langa prag, intreaba agentia pentru IMM (AIMMT) inainte sa semnezi.

Montajul si transportul nu se deconteaza, deci stau separat in oferta

Procedura scoate explicit din cheltuielile eligibile ambalarea, transportul, punerea in functiune, montarea, manopera si instruirea personalului pentru folosirea echipamentelor, plus avizele si taxele, cu cateva exceptii. In acelasi timp, ajutorul se acorda doar pentru bunurile care exista la locul proiectului si, dupa caz, sunt puse in functiune. Bunul trebuie deci sa mearga, dar punerea lui in functiune o platesti tu.

Recomandarea noastra: oferta arata echipamentul pe randurile lui si serviciile pe randuri separate, fiecare cu pretul lui. Asa se vede la verificare ca din grant ai platit doar bunul, iar partea nedecontabila pleaca vizibil din banii tai. La echipamentele IT pe care le livram, montajul, configurarea si instructajul sunt oricum servicii separate in oferta, pe care le alegi sau nu.

Cele trei oferte vin de la firme fara legatura cu tine sau cu consultantul

Dosarul de achizitie cerut de procedura are cinci piese: cel putin trei cereri de oferta, cu dovada ca le-ai trimis, ofertele primite, procesul-verbal semnat de reprezentantul legal, in care justifici alegerea, contractul cu furnizorul si, dupa caz, documentul care arata ca furnizorul are activitatea autorizata. Sub 1.000 de lei cu TVA ajunge o singura oferta. Dosarul il prezinti la cererea de rambursare, cu o declaratie despre conflictul de interese.

Asa cum citim noi textul, obligatorii sunt cele trei cereri trimise, nu trei oferte primite, dar un dosar cu trei oferte comparabile se apara singur. Recomandarea noastra: trimite tuturor aceeasi lista, cu aceleasi denumiri si cantitati, pe email de pe adresa firmei. Mesajele trimise sunt dovada cererilor. In procesul-verbal compari apoi ofertele rand cu rand.

Mai important decat numarul e de la cine vin:

Consultantul poate strange ofertele pentru tine; nu poate fi el unul dintre ofertanti. Iar controlul poate ajunge si la furnizor: contractul de finantare da reprezentantilor MEDAT, AIMMT, MIPE si bancii dreptul sa verifice la sediul furnizorilor veridicitatea cheltuielilor.

Oferta trebuie sa se potriveasca randului aprobat din anexa la contract

In formularul de inscriere, fiecare cheltuiala a avut descriere, numar de bucati, pret unitar, TVA si codul de clasificare al bunului. Lista aprobata a ajuns apoi in notificarea anexata la contractul de finantare. Cheltuielile care nu corespund elementelor de cost aprobate nu se finanteaza, nici la decont, nici la vizita de certificare. Pentru oferta, asta inseamna patru lucruri:

• Aceeasi denumire si aceeasi cantitate ca in lista. Poti lua un model mai performant, cu conditia sa pastreze denumirea si cel putin operatiile pe care le facea cel initial. Regula conteaza la calculatoare, unde modelul trecut la inscriere poate sa nu se mai gaseasca la cumparare.
• Diferenta in plus e a ta. Daca oferta castigatoare iese mai scumpa decat valoarea aprobata, grantul ramane cel din contract. Daca iese mai ieftina, grantul se recalculeaza cu procentul tau, pe valoarea aprobata la decont.
• Fara compensari intre randuri. Procedura nu admite compensari intre valorile unitare ale activelor din contract; in citirea noastra, economia de la imprimanta nu acopera depasirea de la laptop.
• Oferta, factura si plata in lei. Platile in valuta se convertesc la cursul BNR din ziua in care ordinul de aprobare a procedurii a aparut in Monitorul Oficial, 20 martie 2025, nu la cursul zilei. Documentele venite din strainatate cer si traducere autorizata.

TVA-ul intra in decont doar cat timp nu esti platitor de TVA: valoarea decontata e valoarea fara TVA plus TVA-ul nedeductibil. Daca devii platitor in timpul proiectului, TVA-ul iese din decont. Daca poti alege momentul inregistrarii in scopuri de TVA, discuta-l cu contabilul inainte de cererea de rambursare.

Banca aproba prima plata abia dupa ce vede toate dosarele de achizitie

Banii nu merg direct de la AIMMT la furnizor. Drumul lor, din procedura:

1. Deschizi un cont separat la banca partenera; toate platile eligibile pleaca de acolo. Fara credit, depui in cont, inainte de prima plata, diferenta pana la valoarea eligibila totala aprobata.
2. AIMMT poate vira in cont, imediat dupa contractare, pana la 50% din grant, folosit doar cu acordul bancii si proportional cu creditul sau cu banii tai.
3. Acordul pentru prima plata vine dupa ce banca primeste toate documentele de achizitie ale echipamentelor. Ea verifica procentul de cofinantare, ponderea echipamentelor si pragul pentru dezvoltare durabila.
4. Dupa facturi, receptie si plati, depui cererea de rambursare. AIMMT verifica actele, urmeaza vizita de certificare si acordul de plata, iar banca vireaza banii in 7 zile lucratoare de cand ii are disponibili.

Consecinta, in citirea noastra: niciun furnizor, nici cel de site sau de soft, nu e platit din contul de program pana nu sunt gata toate dosarele de achizitie pentru echipamente. Un furnizor care intarzie oferta intarzie plata tuturor. Ofertele se strang in primele saptamani dupa contract, nu pe masura ce ai nevoie de fiecare bun.

Doua reguli mai tin de data si de forma platii. Facturile emise inainte de intrarea in vigoare a contractului nu se deconteaza, cu exceptia consultantei, a infiintarii firmei si a semnaturii electronice. Si nu se admit compensari intre beneficiar si furnizor, deci fiecare factura se plateste prin banca, din contul de program.

Termenul e de 12 luni de la intrarea in vigoare a contractului pana la depunerea cererii de rambursare, dar nu mai tarziu de 8 decembrie 2027, data fixata prin Ordinul 922/2026 (pana in iunie era 17 septembrie 2027).

Punctajul de la inscriere se verifica din nou la decont

Locul pe lista ti l-a dat punctajul, iar conditiile lui te urmaresc pana la plata. Daca nu respecti punctajele si procentele asumate, AIMMT micsoreaza suma astfel incat sa fie respectate, iar daca redimensionarea nu ajunge, dosarul e respins. Doua criterii tin direct de ce cumperi:

• Criteriul B numara ponderea achizitiilor de la literele a), b) si c), de minimum 2.500 de lei bucata: peste 40% din cheltuielile eligibile aduce 20 de puncte, peste 30% aduce 15, peste 20% aduce 10.
• Criteriul C cere cheltuieli de la literele b) si c) de cel putin 15.000 de lei, pentru 20 de puncte, sau de cel putin 10.000 de lei, pentru 10 puncte.

Daca ai luat punctele de la C cu un sistem fotovoltaic sau cu un UPS, ele nu mai sunt optionale: fara ele, pragul de la C nu mai e atins. Montajul panourilor nu e cheltuiala eligibila si, in citirea noastra, nici nu intra in suma de la C. Noi livram echipamentele fotovoltaice; montajul nu il facem.

Nota: Unde intra calculatoarele la criteriul B nu scrie limpede. Codul lor din catalogul mijloacelor fixe (HG 2.139/2004) e 2.2.9, in grupa 2.2, pe care litera a) o numeste echipament tehnologic, dar procedura le enumera separat, la litera g), iar criteriul B numara doar literele a), b) si c). Daca punctajul tau la B depinde de calculatoare, cere raspunsul AIMMT in scris inainte sa cumperi.

La decont incarci facturile cu seria fiecarui bun si polita de asigurare

Cererea de rambursare vine cu formularul de decont si cu actele justificative, in ordinea cheltuielilor:

• formularul de decont, cu numarul de bucati, seria sau numarul de inventar al fiecarui bun, factura si instrumentul de plata, pentru fiecare cheltuiala;
• facturile, cu ordinele de plata si extrasele de cont;
• declaratia ca bunurile sunt noi, puse in functiune la locul proiectului si ca nu le amortizezi accelerat;
• polita de asigurare a bunurilor impotriva tuturor riscurilor, cu drepturile cesionate catre AIMMT sau catre banca partenera;
• traducerea autorizata a oricarui document venit din strainatate.

Seria o completezi tu in formular. Cere-o pe factura sau pe procesul-verbal de predare, ca sa n-o cauti pe cutii dupa montaj; noi o trecem pe factura.

Urmeaza vizita de certificare, la fata locului sau online, facuta de banca sau de AIMMT, cu proces-verbal contrasemnat de tine si fotografii obligatorii. Bunul care lipseste, care nu corespunde listei aprobate sau care nu e nou si pus in functiune nu primeste finantare. Dupa plata, bunurile raman in proprietatea firmei si in functiune cat e valabil contractul, adica trei ani de la plata.

Ce faci inainte de prima cerere de oferta

Scoate notificarea anexata la contract si trateaz-o ca pe lista de cumparaturi: denumire, cantitate, valoare pe bucata. Apoi, in ordinea asta:

1. Marcheaza bunurile care iti tin punctajul la B si C. Pe ele nu le tai si nu le ieftinesti sub prag.
2. Alege trei furnizori fara legatura cu tine, cu consultantul tau sau intre ei, si trimite-le aceeasi lista, pe email.
3. Cere in oferta randuri separate pentru montaj, transport si instruire, pret in lei, seria fiecarui bun pe factura si un termen de livrare care incape in cele 12 luni.
4. Nu accepta nicio factura inainte de intrarea in vigoare a contractului de finantare.
5. Strange toate dosarele de echipamente dintr-o data, fiindca banca nu aproba prima plata fara ele.

Ce se deconteaza decide AIMMT, la verificarea cererii de rambursare, nu furnizorul si nici consultantul. Noi nu scriem dosare si nu verificam eligibilitatea: suntem unul dintre furnizori si putem fi una dintre cele trei oferte, pentru echipamentele, site-ul sau magazinul din lista ta aprobata.