Microsoft 365 si Google Workspace nu sunt backup

Documentatia pentru administratori a Google Workspace spune, cuvant cu cuvant, ca un cont de utilizator sters se poate restaura pana la 20 de zile, iar dupa cele 20 de zile datele nu mai exista si nu mai pot fi recuperate. La Microsoft 365 termenul e 30 de zile, dupa care casuta postala e stearsa definitiv si nerecuperabil.

Nu e o scapare a niciuneia dintre platforme. E exact ce si-au propus sa faca: sa iti dea o fereastra in care poti anula o greseala. Fereastra aceea e mai scurta decat un concediu de vara, si multe firme afla asta in ziua in care au nevoie de ea.

Ce garanteaza abonamentul si ce nu

Cand platesti Microsoft 365 sau Google Workspace, cumperi disponibilitatea serviciului. Furnizorul raspunde ca infrastructura merge, ca datele exista in mai multe centre si ca nu le pierde el. Toate astea sunt reale si sunt facute mult mai bine decat ar putea o firma de zece oameni.

Ce nu cumperi e protectia impotriva a ceea ce faci tu cu datele. Daca cineva de la tine sterge un dosar, daca un angajat pleaca si contul lui e inchis, daca un cont e compromis si atacatorul curata casuta, furnizorul a executat corect instructiunile primite. Nu s-a stricat nimic. S-a sters ce i s-a cerut sa stearga.

Diferenta dintre cele doua e toata discutia. Restul articolului sunt cifrele care o masoara.

Termenele oficiale, puse una langa alta

Cifrele de mai jos sunt din documentatia celor doi furnizori, nu din estimari. Sunt valorile implicite, cele care se aplica daca nimeni nu a schimbat nimic in setari, adica situatia obisnuita la o firma fara administrator dedicat.

Randul din mijloc e cel care surprinde cel mai des. La Microsoft 365, un mesaj sters cu Shift+Delete sau golit din Deleted Items mai sta 14 zile intr-un dosar de recuperare, si atat, daca nimeni nu a urcat setarea la maximul de 30 de zile.

Fisierele au un traseu mai lung. Un document sters din SharePoint sau OneDrive sta 93 de zile in cos, dar cele 93 de zile acopera ambele etape ale cosului la un loc si se numara de la stergerea initiala. Nu se reseteaza cand documentul trece dintr-o etapa in alta, cum cred multi.

Microsoft isi vinde separat propriul backup

Argumentul care incheie discutia nu e al nostru, e al Microsoft. Din 2024 exista un serviciu numit Microsoft 365 Backup, vandut separat, la consum, cu un pret de lista de 0,15 dolari pe gigabyte pe luna de continut protejat. Nu e inclus in niciun abonament Microsoft 365.

O companie nu construieste si nu vinde un produs care exista deja in ce ai cumparat. Faptul ca serviciul se plateste in plus e recunoasterea, in cea mai directa forma posibila, ca abonamentul obisnuit nu contine backup.

Merita spus si ce inseamna modelul de pret: platesti pe volumul protejat, nu pe utilizator. Pentru o firma cu putini oameni si multe fisiere poate iesi mai scump decat pare la prima citire, iar comparatia corecta cu alte solutii se face pe gigabytii tai reali, nu pe numarul de angajati.

Trei feluri in care pierzi date, si niciunul nu e caderea serverului

Stergerea din greseala. Cineva curata un folder comun crezand ca e al lui. Se observa peste doua luni, cand cineva cauta un contract. La fisiere mai ai o sansa in intervalul de 93 de zile; la emailuri, dupa 14 zile, nu mai ai.

Plecarea unui om. Contul se inchide in ziua in care pleaca, pentru ca asa e corect din punct de vedere al securitatii. Ceasul incepe sa curga chiar atunci: 30 de zile la Microsoft, 20 la Google. Corespondenta cu clientii lui, ofertele trimise si fisierele din contul personal dispar odata cu el, daca nu le-a mutat nimeni inainte.

Contul compromis. Cineva intra cu parola unui angajat si sterge sau cripteaza ce apuca. Aici furnizorul nu are ce sa faca, pentru ca cererile au venit dintr-o sesiune autentificata corect. Un cont cu autentificare in doi pasi si politici de acces e mult mai greu de preluat, dar niciun set de masuri nu duce riscul la zero, si de asta cele doua se fac impreuna, nu una in locul alteia.

Observatia comuna: in toate trei, sistemul a functionat perfect. Nu e o problema de fiabilitate, e una de reversibilitate.

Cosul de gunoi nu e arhiva

Cosul are o functie: sa recuperezi ce ai sters acum zece minute. Nu e proiectat sa tina loc de arhiva, iar Microsoft o scrie explicit intr-un context care spune tot: continutul din cos nu e indexat, deci nu poate fi gasit de o cautare, si de aceea nu poate fi pus nici sub retinere legala.

Practic, daca vine un control sau un litigiu si trebuie sa dovedesti ce a fost pe 12 martie anul trecut, cosul nu te ajuta cu nimic, chiar daca fisierul ar mai fi acolo. La fel, o cerere de acces la date pe GDPR nu se rezolva scotocind prin cos.

Un backup real inseamna altceva: o copie separata, cu istoric, din care poti scoate starea de la o data anume, indiferent ce s-a intamplat intre timp in platforma.

Un backup pe care nu l-ai restaurat niciodata e o presupunere

Partea in care majoritatea firmelor cred ca stau bine si stau prost e verificarea. Un backup configurat, care ruleaza si trimite email cu “succes” in fiecare noapte, nu e o dovada ca datele se pot recupera. E o dovada ca procesul de copiere s-a terminat.

Testul se face invers: alegi o zi la intamplare din urma cu doua luni si incerci sa scoti din backup casuta unui om si un dosar de proiect. Dupa test ai doua cifre pe care nu le puteai sti inainte: cat a durat pana ai avut datele inapoi si cat de vechi erau ele fata de momentul incidentului.

Cele doua cifre sunt intreaga conversatie despre backup, traduse in limbaj de patron: cat stau oprit si cat pierd din munca. Restul, adica ce solutie folosesti si unde stau copiile, sunt detalii tehnice care se aleg ca sa incapa in cifrele pe care le accepti.

De unde incepi, fara sa cumperi nimic azi

Ce ai pierde daca s-ar sterge acum? Fa lista scurta: corespondenta cu clientii, contractele, contabilitatea, fisierele de proiect. Aproape mereu iese ca doua-trei categorii conteaza cu adevarat, iar restul se poate reface. Backupul se dimensioneaza pe lista aceea, nu pe tot.

Cat poti sta oprit? O firma de servicii care lucreaza pe email nu rezista o saptamana fara arhiva de corespondenta. Un atelier care are actele pe hartie poate. Raspunsul cinstit la intrebarea asta decide daca ai nevoie de o solutie serioasa sau de ceva simplu.

Cine verifica si cand? Un backup fara un om care il testeaza periodic se degradeaza in tacere. Daca nu ai pe cineva tehnic, asta e partea care se externalizeaza prima, pentru ca e singura care cere disciplina, nu cunostinte.

Cand ai cele trei raspunsuri, discutia despre unde tii copiile si cat costa devine scurta. O putem duce noi, in consultanta IT sau ca parte din administrarea infrastructurii, dar o poti duce si singur, cu aceleasi trei intrebari, cu oricine altcineva.